Aumente a produtividade com estas ferramentas de trabalho
Benefícios em trabalhar a partir de casa
O regime de trabalho remoto poderá ser uma nova realidade para muitos profissionais, ou poderá ser já comum na rotina de outros. Se uns ainda não estavam familiarizados com este conceito de trabalho, outros já o conheciam e fazia parte da sua semana laboral. Contudo, a novidade para qualquer profissional, é que, embora algumas empresas concedam já o benefício de poder trabalhar a partir de casa alguns dias por semana, o cenário que agora se instala é de permanência, o que poderá ser novidade até para quem já era beneficiado com esta flexibilidade laboral.
Seja qual for o seu caso, a boa notícia é que não temos de encarar esta perspetiva de forma negativa, mas sim uma rotina diferente que nos poderá trazer novos hábitos e apresentar novas descobertas. A rotina matinal de cada um poderá ser muito diferente de pessoa para pessoa, desde o tempo de deslocação para o trabalho, ao meio de transporte, entre outros fatores.
O que sugerimos é que procure, dentro desta rotina a que agora se está a habituar, pontos positivos e que jogam a favor do seu bem-estar. Precisa de ajuda? Já imaginou o stress que agora não tem por não estar em filas de trânsito? O tempo que poupa em deslocações de casa para o escritório – sendo que terá de multiplicar por dois, para ter o total de ida e regresso. O tempo gasto em deslocações diárias chega a ser 2 ou 3 horas diárias. Já pensou como pode aproveitar este tempo para si e para a sua família? Pode aproveitar para ler, ver uma série, fazer um curso e dinamizar as suas valências, ou simplesmente relaxar e aproveitar o momento, porque a única deslocação será para a sala, escritório, ou outro espaço de trabalho no interior de sua casa
Como preparar o seu espaço para o regime de teletrabalho
Estipule uma rotina
É importante que, mesmo a trabalhar agora a partir de casa, faça valer todos os momentos para assim, manter os seus níveis de produtividade. Mesmo que já não necessite de acordar à mesma hora, é importante que defina uma hora certa para acordar e cumpri-la rigorosamente. O mesmo se aplica à hora de se deitar, os benefícios de uma noite bem dormida são indiscutíveis. Se tiver crianças em casa, deixe-as a dormir até mais tarde e aproveite os primeiros momentos do seu dia. Serão apenas seus e poderão ser os mais produtivos.
Informe as outras pessoas da importância do seu trabalho
É importante que informe as pessoas que vivem consigo que está a trabalhar. Tal como no escritório, o seu espaço de trabalho, agora em casa, deve ser respeitado não só quanto à sua área, mas também em relação aos horários.
Vista-se adequadamente
Apesar de trabalhar a partir de casa, a sua apresentação deve manter-se cuidada. Poderá ser tentador permanecer de pijama o dia todo, contudo poderá ser um entrave à sua produtividade na medida em que, em condições normais, quando se veste para mais um dia de trabalho, está a informar o seu cérebro com algo que lhe diz que está no momento de trabalhar, estimulando-o para tal. Não deixe de o fazer, mesmo estando em casa, estará igualmente pronto para mais uma sessão de trabalho.
Tome um café pela manhã
O café pela manhã faz parte da rotina de muitos profissionais. Seja a caminho ou já no escritório, este é o ritual de arranque de muitas pessoas, sendo que na sua falta poderá sentir alguma diferença. Deverá manter este ritual mesmo trabalhando em casa. Prepare um café ou um chá momentos antes de iniciar o trabalho.
Não partilhe o seu espaço
Considere não partilhar o seu espaço de trabalho com ninguém. Se sentir necessidade, e se tiver essa oportunidade, considere trabalhar num espaço só para si. Terá menos distrações e a sua capacidade de concentração será maior. Tudo depende de como idealiza a sua área de trabalho.
Evite fontes de distração
Ao contrário do que muitos julgam, a capacidade de concentração e o foco no trabalho não é só uma capacidade de alguns. Todos temos a capacidade de criar um estado de espírito propício ao foco e à dedicação no trabalho. Evite as fontes de distrações mais óbvias e que mais tempo lhe vão consumir, como é o caso do e-mail, das redes sociais e das notícias. Uma vez interrompida uma dada tarefa, com outras que não são relevantes nem necessárias ao momento, tornar-se-á mais difícil retomar a tarefa inicial com o mesmo foco.
Planeie as suas refeições
Trabalhar a partir de casa, principalmente nesta fase em regime permanente, significa que terá de preparar mais refeições. Isto vai requerer um planeamento prévio de todos em casa por forma a que se otimize o tempo. Recorde-se que, mesmo estando em casa, não significa que deve ir para a cozinhar tratar de refeições a qualquer hora ao longo do dia. Em vez disso, opte pelo planeamento. Poderá adiantar mais que uma refeição ao final do dia, e assim dedicar o restante tempo para outras coisas, seja o trabalho ou lazer.
Faça pausas e alongue
Muitas vezes, ao trabalharmos em casa é muito fácil perdermos a noção do tempo, acabando por desgastar demasiado o nosso corpo. Se já no escritório é importante fazer pausas, em casa, e neste regime de confinamento, este hábito deveria ser quase obrigatório. Estamos cingidos às áreas das nossas habitações, daí a importância de mantermos o corpo em atividade ou pelo menos lembrar-nos de corrigir a postura ou levantarmo-nos e caminhar pela casa por breves momentos. Poderá sempre fazer alongamentos e beber alguma água.
Vá até lá fora, mas dentro de casa
Se a sua casa tiver um jardim, um quintal ou simplesmente uma varada, valorize esses espaços e aproveite-os da melhor forma. Porque não experimentar tomar café todos os dias ao ar livre? Se tiver saudades de fazer uma refeição fora, esta sugestão é igualmente válida trazendo algo de novo na sua rotina.
Saiba desligar-se depois de um dia de trabalho
Tão importante como encontrar o foco e dedicar-se às suas tarefas diárias, é saber desligar-se ao fim de um dia trabalho. Se trabalha num espaço dedicado, abandone-o assim que acabe o seu dia de trabalho e não volte lá, antes de iniciar funções no dia seguinte. Se trabalhar com o seu computador pessoal, pode desligar notificações de trabalho enquanto estiver no seu momento de descanso.
Não deixe de socializar depois do trabalho
Somos aconselhados a manter um distanciamento social – mas não digital. Não é a melhor altura para visitarmos os nossos familiares e amigos, mas podemos, contudo, estar com eles através da tecnologia. Seja uma conversa individual ou um chat de grupo, não faltam opções digitais para colocar a conversa em dia com os seus.
Escolha uma playlist para trabalhar
Em qualquer plataforma digital, hoje em dia já são várias as opções para ouvir a sua música. Poderá ouvir o seu artista favorito ou simplesmente procurar uma lista de reprodução baseada em estados de espírito ou para determinado fim. Irá ser um aliado importante à sua concentração.
Não perca o contacto com a sua equipa
Embora estando cada membro da equipa a trabalhar a partir de casa, é importante que se mantenha o contacto. O ambiente de escritório é caraterizado também pelo contacto humano e pelas interações sociais. Dependendo das suas funções, poderá ser daí que também advém alguma criatividade. Estimule o pensamento em equipa e os resultados continuarão a surgir.
Mantenha-se ativo e pratique desporto
Para os amantes do desporto e para aqueles que o estão a descobrir agora, como escape pelas circunstâncias em que nos encontramos, é muito importante que estejam ativos. Os benefícios para a saúde são indiscutíveis e poderá facilitar a passar o tempo da maneira mais saudável possível. Aproveite as aplicações para telemóvel, os vídeos e outras plataformas digitais que aproximam os profissionais do exercício físico daqueles que se querem manter em forma e saudáveis.
Quais as melhores ferramentas para trabalhar a partir de casa e aumentar a produtividade?
Para os amantes do desporto e para aqueles que o estão a descobrir agora, como escape pelas circunstâncias em que nos encontramos, é muito importante que estejam ativos. Os benefícios para a saúde são indiscutíveis e poderá facilitar a passar o tempo da maneira mais saudável possível. Aproveite as aplicações para telemóvel, os vídeos e outras plataformas digitais que aproximam os profissionais do exercício físico daqueles que se querem manter em forma e saudáveis.
Asana
Embora seja uma ferramenta com mais utilização na gestão de projetos, o Asana também poderá ser um ótimo aliado na gestão de tarefas. Esta ferramenta web permite que equipas remotas acompanhem projetos e atribuam tarefas a todos elementos da equipa. Trata-se de uma ferramenta bastante flexível quanto à sua aplicabilidade, com o objetivo de promover a colaboração entre equipas numa interface simples, linha de aprendizagem bastante acessível e o acompanhamento de todos os estágios de um projeto.
Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação que otimiza o trabalho ente equipas remotas, que permite tanto o envio de mensagens e ficheiros num grupo, como de forma individual. Através desta ferramenta, as empresas e as comunidades poderão criar um espaço de trabalho comum a vários profissionais, gerando numa primeira instância um link de acesso que poderá ser personalizado. Dependendo da complexidade do projeto ou da dimensão da empresa, o Slack permite criar vários espaços de trabalho, mantendo assim as comunicações organizados por tema. Uma das suas grandes vantagens face a outras com propósito similar, é que permite a integração de outras aplicações web para uma colaboração mais eficiente entre equipas, como o GitHub, StackOverFlow, Google Analytics, entre outros.
Evernote
Sem dúvida umas das ferramentas que mais revolucionou a vida dos profissionais. O Evernote é uma ferramenta web com opção de utilização gratuita, que promove a organização da informação, não só no trabalho, mas também a nível pessoal. Com esta aplicação, que poderá ser utilizada no computador e também no telemóvel, poderá organizar espaços de trabalho para a sua equipa, apontar notas, salvar páginas web, escrever ideias, digitalização e arquivo de documentos ou cartões de visita, emparelhamento com a sua conta de e-mail, etc. Este é o assistente que não pode faltar no seu dia-a-dia. Uma vez criada a conta, poderá aceder à mesma em qualquer dispositivo tecnológico e ter a informação sempre à mão.
Zoom
Mesmo a trabalhar a partir de casa, as reuniões continuam a fazer parte da rotina diária de todos os profissionais. O Zoom é uma ferramenta de vídeo conferência que permite reuniões com até 500 participantes. Esta ferramenta web tem ganho destaque não só pela quantidade de participantes que permite em vídeo conferência, mas também pelas funcionalidades de chat em tempo real, transferência de arquivos, controlo de microfone, quadro de notas e partilha de ecrã com todos os membros da reunião ou apenas com os destacados.
WeTransfer
Se necessita de fazer um envio de ficheiros com algum peso, o email poderá não ser o melhor canal. Opte pelo WeTransfer, um software gratuito que possibilita o envio de ficheiros de qualquer formato até 2 GB, de forma ilimitada.
Canva
Se pretende criar conteúdo gráfico mas não tem conhecimentos em design, nem um profissional desta área na equipa, poderá utilizar o Canva. Trata-se um ferramenta online que possibilita criar artes gráficas como: panfletos, infográficos, cartões de visitas, imagens para redes sociais, entre outros. Mesmo sem know-how na área, esta plataforma de edição de imagem, semelhante ao que poderá advir de um Adobe Photoshop ou Adobe Illustrator, permite criação de conteúdo gráfico de raiz ou, se preferir, poderá ainda utilizar os templates disponíveis existentes online.
Camcard
Para os profissionais que na sua atividade diária trocam cartões de visita, esta á uma aplicação com vantagens não só na gestão dos seus contactos e de networking, mas também para o meio ambiente, na medida em que se evita o papel. A ferramenta camcard permite ter o seu cartão de visita e incluir o máximo de informação relevante possível, num formato totalmente digital. Poderá receber outros cartões de visita e guardá-los para consulta mais tarde. A cada contacto poderão ainda ser adicionadas notas e sempre que existam novas informações sobres outros profissionais com quem trocou cartão de visita, será também notificado.
Pomodoro
Quando falamos de gestão do tempo e de formas de ser mais produtivo a trabalhar, é impossível não falar sobre a técnica de Pomodoro. Esta técnica sugere que devemos ter um período de 25 minutos de foco absoluto na tarefa que temos em mãos, sem qualquer tipo de distração, seguido de um período de descanso de cerca de 5 minutos. Disponível para qualquer sistema operativo, sem qualquer necessidade de download, o TomatoTimer irá ajudá-lo a implementar esta técnica de produtividade.
Rescue Time
Não menos importante do que estabelecer blocos de tempo totalmente concentrados numa só tarefa, é necessário ter uma visão completa sobre o aproveitamento do seu tempo de trabalho. O Rescue Time é a ferramenta online que permite saber o tempo que gasta em média nos websites visitados ao longo do dia. Esta análise terá tanto foco nas páginas visitadas em trabalho, como naquelas que são visitas nos momentos de procrastinação. Ao final do dia, terá uma análise sobre o quão rende o seu período de trabalho, bem como a possibilidade de identificar e medir o quão as distrações estão a impactar o seu dia.
Noisli
Como o seu espaço de trabalho deve ser o lugar mais harmonioso para, pelo menos, 8 horas de trabalho, esta ferramenta irá permitir que tenha um som de fundo ao seu gosto. O Noisli permite a mistura de diferentes sons, desde o som da chuva, o som do mar, uma fogueira, um café entre outros, para proporcionar os melhores momentos de trabalho ou relaxamento.
Krisp
Seja o barulho das crianças a brincar, da televisão ou do almoço a ser feito, há reuniões que não podem esperar e todos os intervenientes tem de assegurar de que a informação é clara. O Krisp é a ferramenta web que permite remover o barulho de fundo e gravar apenas o som do interlocutor mais próximo do microfone.
Esta é uma realidade que faz parte da maioria dos profissionais, não está sozinho neste novo paradigma de trabalho. Concentre-se naquilo que realmente é agora diferente, mas que lhe poderá trazer bastantes benefícios, não só a nível profissional, mas também pessoal. Se conhece um alguém que precisa de algum alento nesta fase, faça-lhe chegar este artigo ou simplesmente partilhe-o nas redes sociais e com certeza irá ajudar outros profissionais nesta desafiante fase.
