Estratégias de comunicação em equipas em teletrabalho
A comunicação é a componente mais vital e complexa na gestão de uma equipa remota, tendo em conta que os desafios e as necessidades desta modalidade de trabalho são também muito distintos.
O fator presencial, em contexto laboral, permite a cooperação em múltiplos níveis e de diferentes formas, pois existem inúmeras oportunidades para o diálogo. Ao interagirem entre si, os colaboradores constroem fortes ligações, tanto numa perspetiva profissional, como eventualmente numa pessoal, onde existe similaridade de interesses.
Compare esta proximidade com o trabalho distância, onde a conexão entre equipas continua a ser fundamental e mais necessária ainda. Iremos de seguida, abordar algumas estratégias que poderão ser adotadas para tornar o remoto mais feliz e eficiente.
Mesmo em teletrabalho, não está sozinho
Para as organizações recém-chegadas a este novo modelo de trabalho remoto, é fundamental compreender que existirá inevitavelmente uma curva de aprendizagem. De forma a tornar este processo mais eficaz é necessário mostrar empatia pelos colaboradores e proliferar o sucesso das relações interpessoais, mesmo que de forma digital. Assegure que está disponível para ajudar durante toda a fase de transição. Lembre-se: e deve ser dominada por todos os profissionais.
Decida quais as ferramentas a utilizar e de que forma
Existem dezenas de ferramentas e plataformas que podem ser utilizadas para apoiar na gestão de uma equipa remota. Muitas delas têm características e funcionalidades que se sobrepõe (ex.: tanto pode usar o Skype, como o Zoom para realizar videochamadas). Se lidera uma equipa, deverá selecionar cuidadosamente uma lista de programas que lhe são mais úteis do ponto de vista de comunicação, ter agilidade na sua utilização e finalmente partilhá-la com quem trabalha, para que se minimizem os desentendimentos e a perda de mensagens.
Adapte o seu estilo de liderança
Gerir equipas remotamente não é tarefa fácil, pois nem sempre é possível perceber o que os colaboradores estão a fazer ao momento. Existem abordagens mais repetitivas ou, de certa forma, mais interventivas, que embora possam funcionar para tarefas urgentes, poderão não ser as mais adequadas para o dia a dia. Poderá ser útil investir mais tempo no planeamento das tarefas, incutindo consequentemente um maior nível de autonomia e responsabilidade na equipa.
Pode utilizar ferramentas para colaborar e acompanhar o progresso dos projetos, mas resista à tentação de monitorizar intrusiva e excessivamente, podendo causar interrupções no fluxo normal do trabalho.
A criação e a manutenção de uma cultura de confiança na equipa são a chave para o sucesso do trabalho e para a sua motivação. Dar o acompanhamento e o apoio necessários, irão influenciar positivamente o bem-estar e o desempenho laboral.
Estabeleça objetivos atingíveis
Seja claro e conciso quando comunicar os indicadores-chave de desempenho (objetivos SMART que sigam os critérios: específicos, mensuráveis, atingíveis, reais e temporais), para que os membros da equipa saibam exatamente o que precisam de fazer e quando. Uma vez implementados, existirá já uma projeção para o futuro, que colocará todos os membros da equipa numa direção comum, favorecendo o desenvolvimento do pensamento estratégico e promovendo soluções com base nos principais pain points.
Marque reuniões
Seja localmente ou de um ponto de vista global, a sua equipa poderá apresentar uma diversificação geográfica que vai além-fronteiras. Por isso, é necessário ter em conta uma possível diferença de fuso horário no agendamento de reuniões. Conhecer as rotinas de início e fim de dia da equipa, simplifica o processo de marcação de reuniões. Se possível, sincronize os calendários, especialmente se trabalha numa rede global, e mantenha um registo da disponibilidade geral.
Permita um ambiente de trabalho favorável ao diálogo e à partilha de ideias
É notoriamente conhecida e valorizada a importância de um bom ambiente de trabalho para potenciar a produtividade e a felicidade dos colaboradores. Num modelo inteiramente digital, onde não existe um espaço físico de interação e esta questão se complica, mantenha o foco no bem-estar de cada um dos elementos da sua equipa.
Promova a interação através de grupos no Skype ou Whatsapp que se podem também dedicar a temas mais informais, onde os colaboradores podem discutir temas do seu interesse como: as suas séries ou restaurantes favoritos, hobbies, destinos de férias, etc.
Pratique atividades de team building
O isolamento social é talvez o maior desafio enfrentado pelo teletrabalho. Pode afetar psicologicamente causando desinteresse ou ansiedade, redução do desempenho ou produtividade e até mesmo desistência dos colaboradores. Construir ligações sociais entre os membros da equipa é uma boa alternativa para ultrapassar este constrangimento. Ao conectar-se com outros colegas, favorece-se o diálogo e abrem-se novas oportunidades para discutir questões e encontrar soluções.
Partilhamos consigo algumas ideias que poderá aplicar dentro desta temática:
• Quiz Revelador
Corresponder um facto a um colega (quanto mais invulgar ou inesperado, mais divertido o jogo)
Preferes isto? (opte pelo bom gosto e não seja demasiado intrusivo, no entanto)
Trivialidades temáticas (baseá-lo numa tradição, filmes, arte etc.)
• A fotografia da tua vida
Cada membro da equipa partilha uma imagem de algo marcante que aconteceu na sua vida: um animal, a sua caneca favorita para beber café, uma ou várias pessoas, programa de televisão ou mesmo a vista da sua casa. Seja criativo e conte a história que existe por detrás daquela fotografia.
• Jogos virtuais
Existem alguns jogos populares que estão disponíveis online ou que podem ser adaptados para serem jogados virtualmente, como:
• Pictionary
• Charadas via vídeo chat
• Desenha uma imagem – um jogo de comunicação onde alguém descreve uma imagem e todos desenham o que ouvem.
• Três verdades e uma mentira
Cada membro da equipa conta três verdades e uma mentira sobre si próprio. Mantenha a mentira realista para que não seja rapidamente decifrada. O objetivo do jogo será adivinhar quais são as verdades e a qual é a mentira.
Adote algumas das estratégias que sugerimos e dinamize a comunicação com a sua equipa, encorajando o espírito de trabalho em equipa. Cada pessoa é parte integrante do sucesso da empresa e estas ferramentas irão ajudar a que se instale um sentimento de pertença e de valorização individual.
